Dienstag, 22. August 2017
 
 
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Outlook: Pflege und Wartung Ihrer Datenbasis


Outlook (nicht Outlook Express) speichert Ihre Mails, Termine und Adressen in einer einzigen Datenbankdatei, der so genannten PST-Datei (die Dateiendung lautet .pst).
Meist erfährt der Nutzer von deren Existenz erst dann, wenn Outlook den Zugriff auf die vorhandenen Mails verweigert und/oder ansonsten den Dienst versagt.
Zur Vorbeugung von Datenverlusten reicht es, ein paar Tipps zur Pflege und Wartung Ihrer Outlook Datenbasis zu beachten:

Je nachdem welche Version von Outlook Sie benutzen, gibt es bestimmte Maximalgrößen zu beachten. In den Version Outlook 97 bis Outlook 2002 (XP) liegt die maximale Größe für PST-Dateien bei 2GB. Unserer Erfahrung nach ist aber schon ab ca. 500 MB eine erhöhte Gefahr gegeben, dass die Datenbasis korrupt wird. Erst ab der Version 2003 besteht diese Maximalgröße nicht mehr, allerdings nur unter der Voraussetzung, dass das neue Unicode Format benutzt wurde.

Achten Sie darauf, dass Ihre Datenbasis überschaubar bleibt.

  • Nutzen Sie regelmäßig die Autoarchivierung um ältere Objekte aus der aktuellen Datenbank zu entfernen.
  • Löschen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Mails und leeren Sie regelmäßig den Ordner „gelöschte Objekte".
  • Achten Sie auf den Ordner „gesendete Objekte", denn hier tummeln sich oft Mails die nicht mehr benötigt werden.
  • Speichern Sie große Dateianhänge außerhalb von Outlook

Trick

Eine gute Möglichkeit Mails auszulagern und trotzdem weiter im direkten Zugriff zu halten, besteht darin, eine zweite PST-Datei anzulegen bzw. den Datenbestand auf mehrere PST-Dateien zu verteilen.

Legen Sie regelmäßig Sicherungen von Ihrer PST-Datei an.
Bei Outlook Versionen vor 2000 müssen Sie die PST-Datei auf Ihrer Festplatte finden und manuell auf eine andere Partition oder einen externen Datenträger sichern.
Ab der Version 2000 gibt es ein kostenloses Add-In von Microsoft, das die Sicherungen erheblich leichter macht. Sie finden das Tool unter:

Download Link

Wenn Sie für die Wartung und Pflege Ihrer Daten Unterstützung benötigen oder das Thema in einer Schulung vertiefen möchten, machen wir Ihnen gerne ein preiswertes Angebot. Sprechen Sie uns an!

Wo finde ich die Maildatenbank (PST-Datei)?

Rechte Maustaste auf das Symbol "Outlook Heute" in der Outlook Leiste oder den Eintrag "Outlook Heute" in der Ordner-Liste (Ansicht >> Ordnerliste) >> Eigenschaften für "Persönliche Ordner" >> Erweitert. Hier ist der Pfad zu Ihrer Datendatei angegeben.

Wie sichere ich meine Maildatenbank manuell?

Suchen Sie die PST-Datei auf Ihrer Festplatte (Link zu „wo finde ich") und notieren Sie sich den Pfad.
Schließen Sie Outlook.
Nun können Sie über den Windows Explorer die PST-Datei lokalisieren und auf ein Backup-Medium wie z.B. CD-RW, DVD, USB-Stick, eine andere Partition oder eine externe Festplatte speichern.

Datenrettung

Sollte Ihre Outlook Datendatei doch einmal den Zugriff verweigern, so bieten wir ebenfalls eine preisgünstige Datenrettung an. Hierbei ist es wichtig, dass die Datei unverändert bleibt. Wenn Sie selbst einen Rettungsversuch starten möchten, dann sollten Sie unbedingt vorher eine Kopie anfertigen. Nur bei einer unveränderten Kopie können wir eine optimale Wiederherstellung erreichen.

In fast allen Fällen können wir den Inhalt einer korrupt gewordenen PST- oder OST-Datei vollständig wiederherstellen.


 

 
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